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Bei der Abrechnungen in der Zahnarztpraxis werden immer wieder privat abzurechnende Leistungen fehlerhaft oder gar nicht abgerechnet. Viele Praxen schöpfen das Abrechnungspotential  für erbrachte Privatleistungen nicht aus. Hierbei geht der Praxis wertvolle Liquidität und somit Gewinn verloren. Unser Partner und Referent Frederic Feldmann von der Firma 4denta stellt Ihnen im Folgenden die zehn häufigsten Fehlerquellen vor, welche zur Nichtabrechnung von erbrachten zahnärztlichen  Leistungen führen:

  1. Mangelnde Kommunikation

Die Abrechnung beginnt bereits mit der Dokumentation der Behandlung. Wenn die Kommunikation zwischen Behandler und der Assistenz mangelhaft ist, und die Niederschrift der Behandlung nicht ordnungsgemäß erfolgt, entstehen hier schon erste Probleme.

  1. Falsch notierter Behandlungsablauf

Oft sind Aufzeichnungen der Behandlung und deren Schritte von der Abrechnungskraft nicht nachzuvollziehen, da diese nicht mit einbezogen war. Insofern ist durch die unzureichende Dokumentation nur eine unvollständige Abrechnung erstellbar.

  1. Fehlende Abrechnungskenntnisse

Die zahnärztliche Ausbildung behandelt nur unzureichend das Thema der Abrechnung. Es ist die Verantwortung des Zahnarztes selber, sich und seine Mitarbeiter entsprechend der komplizierten Abrechnungsvorschriften aus- und fortzubilden. Der Zahnarzt selbst sollte die Abrechnung nach Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen können, was oft nicht der Fall ist. Gerade der Unternehmer Zahnarzt sollte zum Thema Abrechnung ausreichend informiert sein, damit sein Einkommen nicht von seinen Mitarbeitern entschieden wird.

  1. Unvollständige Aufzeichnungen

Durch den Gesetzgeber ist kein Muster vorgesehen, was eine vollständige Dokumentation einer jeden Behandlung gewährleistet. Dadurch kann es passieren, dass die Assistenz den Behandlungsablauf unvollständig beschreibt und somit Lücken in der Dokumentation entstehen. Praxisinterne Regeln zur Dokumentation sollten erstellt und auch umgesetzt werden, um zu versichern, dass alle Mitarbeiter die gleiche, eindeutige „Dokumentationssprache“ verwenden.

  1. Keine Kontrolle der Leistungserfassung durch den Behandler

Alle Aufzeichnungen sollten von dem Behandler aufgrund der o. g. Punkte zeitnah auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden. Hierdurch ist es möglich, fehlende, unvollständige oder inkorrekte Aufzeichnungen der Behandlung nachzutragen oder zu korrigieren. Dies hat auch eine rechtliche Grundlage, denn was nicht dokumentiert ist, darf auch nicht abgerechnet werden!

  1. Mehrfachbelastung

Selbst gut ausgebildete und kompetente Abrechnungskräfte können durch Mehrfachbelastung und das Jonglieren von Terminvergabe, Telefon, Patientenkontakt und auch noch die Abrechnung, Fehler begehen. Diese Fehler gilt es zu vermeiden, indem Sie der Abrechnungskraft eine Rückzugsmöglichkeit zur störungsfreien Abrechnungserstellung bieten.

  1. Unkenntnis des Stundenhonorarumsatzes

Abrechnungskräfte kennen oft nicht den praxisinternen Stundenhonorarumsatz, obgleich der Stundensatz eine der wichtigsten Größen für die Behandlungs- und Honorarkalkulation ist.

  1. Ausfall der Abrechnungskraft

Als Praxisinhaber muss man damit rechnen, dass die Abrechnungskraft wegen Krankheit, Elternzeit oder Kündigung nicht zur Verfügung steht. Möglicherweise bleibt die Abrechnung liegen und Sie verlieren Zeit und Liquidität. Verspätete Honorarforderungen schädigen den Ruf der Praxis, was vermieden werden kann, wenn gleich mehrere Kräfte konsequent in allen Dingen Abrechnung aus- und weitergebildet werden. So haben Sie gleich mehrere Abrechnungsexperten zur Verfügung.

  1. Verletzung der Dokumentationspflicht

Eine ausreichende Dokumentation ist für den Fall des Vorwurfs eines Behandlungsfehlers oder der Verletzung der Aufklärungspflicht unumgänglich. Auch die Vergütung der zahnmedizinischen Leistungen kann unter unzureichender Dokumentation leiden und zu Honorarrückforderungen führen.

  1. Tücken der Aufbewahrungsfrist

Die Mindestaufbewahrungsfrist der Behandlungsdokumentation beträgt gem. §630f Abs. 3 BGB 10 Jahre. Hier ist jedoch höchste Vorsicht geboten, denn Haftung eines Zahnarztes für seine Tätigkeit beträgt 30 Jahre. Wenn Sie also die Behandlungsdokumentation nach 10 Jahren vernichten, könnte es ein, dass Sie in Beweisnot geraten, sollte es im Nachhinein zu gerichtlichen Prozessen kommen. Dies können Sie umgehen, indem Sie freiwillig die Firsten für alle Dokumentation verlängern und diese entweder in der Praxis oder gewerblich über einen entsprechenden Anbieter aufbewahren.

Fazit: Der Praxisumsatz sollte nunmehr nicht von einer einzelnen Person abhängen. Das gesamte Team sollte sich einem schlüssigen Abrechnungsmanagement unterziehen, was gut ausgebildete Mitarbeiter in allen Dingen Dokumentation und Abrechnungserstellung bedeutet.

Für weitere Details zu diesem wichtigen Thema empfehlen wir Ihnen den neusten Artikel von Frederic Feldmann in der AAZ, welches generell ein sehr gutes Informationsmedium für die Zahnarztpraxis darstellt. Hier der Link zum IWW, dem von uns empfohlenen Verlagshaus.

Im Folgenden finden Sie eine Sammlung von Themen, Begriffen und Fragen zu denen DENS antworten geben kann und daher Zahnarztpraxen oftmals berät:

– „Abrechnungsfragen zu GOZ und BEMA sowie BEB und BEL“
– „Fragen zur Abrechnung mit der Unfallkasse“
– „Gibt es einen Überblick über die Software für Zahnarztpraxen im Vergleich?“
– „Wie kann man mittels Chargenverfolgung über eine Software die RKI-Hygiene-Richtlinien erfüllen bzw. umsetzen?“
– „Haben Sie eine Liste mit allen Abrechnungsprogrammen am Markt?“
– „Welche Praxissoftware ist zu empfehlen?“
– „Gibt es eine Übersicht über die bei der KZBV zertifizierten Softwareprodukte?“
– „Welche Software zur Materialverwaltung ist empfehlenswert?“
– „Was ist der VDDS? und wieso sollte ich darauf achten, dass mein Anbieter dort vertreten ist?“
– „Wie kann ich in meiner Software die VDDS media – Schnittstelle oder den Labor Client aktivieren?“
– „Wie kann ich aus der Statistik in meiner Praxissoftware dies und das herausfinden.
– “ Wie lese ich meine BWA richtig?“
– „Kennen Sie jemanden, der mir helfen kann in meiner Praxis Qualitätsmanagement ( QM ) einzuführen?“
– „Welches Rechenzentrum empfehlen Sie mir für meine Praxis?“
– „Welche Factoring – Gesellschaft ist im Dentalbereich empfehlenswert?“
– „Wissen Sie, wie man sich als ZMF am einfachsten bzw. günstigsten bzw. am schnellsten zur ZMV weiterbilden lassen kann?“
– „Kennen Sie eine zahnmedizinische Verwaltungsangestellte (ZMV), die gerade einen Job sucht?“
– „Kennen Sie eine eine Abrechnungssoftware, die zu meiner Praxis passt?“
– „Können Sie mir ein Dentalunternehmen empfehlen, welches für mich das Terminmanagement oder die Abrechnung übernimmt?“
– „Welche Abrechnungshilfen für die zahnärztliche Abrechnung gibt es?“
– „Können Sie mir eine externe Abrechnungskraft empfehlen?“
– „Welches ist die günstigste Software für meine Zahnarztpraxis?“
– „Gibt es kostenfreie Software für Zahnärzte?“
– „Wo kann man gratis Programme die für Zahnärzte geeignet sind herunterladen?“
– „Gibt Links für einen schnellen und kostenlosen Download von Zahnarztsoftware?“
– „Welche GOÄ-Positionen können vom Zahnarzt in Rechnung gestellt werden?“
– „Welche Abrechnungsfristen sind zu beachten?“
– „Welche Konsequenzen hat das Patientenrechtegesetz für mich und meine Praxis?“
– „Wie kann ich meine Patienten optimal und rechtssicher aufklären?“
– „Wie kann man Patientenaufklärung in der Zahnarztpraxis am besten dokumentieren?“
– „Wie kann ich für mich und meine Mitarbeiter einen Heimarbeitsplatz einrichten?“
– „Ich möchte, dass eine Mitarbeiterin die Abrechnung von Zuhause aus via das Internet macht.“
– „Wie kann man das am besten realisieren?“
– „Wie kann ich einen Fernzugriff einrichten?“
– „Wie erfülle ich am besten meine Dokumentationspflichten?“
– „Wie kann ich eine papierlose Praxis werden?“
– „Wie arbeitet man am besten ohne Karteikarten?“
– „Gibt es bereits Cloud-Lösungen in der Zahnmedizin?“
– „Welches ist der geeignetste Terminplaner für meine Praxis?“
– „Welches ist das beste elektronische Patientenbestellbuch?“
– „Was versteht man eigentlich unter karteikartenloser bzw. papierloser Praxisführung?“
– „Wo kann man eine kostenfreie Demoversion dieser Software downloaden?“
– „Gibt es eine Marktübersicht über digitale Röntgenprogramme und Intraoralkameras?“
– „Gibt es Zahnarztsoftware nur für Windows oder auch für MAC oder Linux?“
– „Gibt es in der Zahnheilkunde auch Freeware?“
– „Welcher Anbieter hat die beste Hotline?“
– „Wo bekomme ich das Handbuch für diese Gerät oder diese Software her?“
– „Welches sind die Systemanforderungen für diese Software oder dieses Gerät?“
– „Wie kann ich ein iPad in der Praxis nutzen?“
– „Gibt es ein Forum für Abrechnungsfragen?“
– „Welche Wettbewerber gibt es außer DENS, CGM, Compudent, Chremasoft, Dampsoft, Evident und Charly von Solutio noch?“
– „Gibt es Zahnarztsoftware auch als open source oder muss man immer z.B. beim meinem Dentaldepot kaufen?“
– „Kann ich die Zahnarztsoftware vorher testen und vergleichen, ob diese besser ist als die von mir eingesetzte?“
– „Wer ist der Marktführer bei Zahnarztsoftware?“
– „Wie kann ich einen Preisvergleich machen?“
– „Muss ich der KZV mitteilen, dass ich eine neue Software einsetze?“
– „Welche Abrechnungsbereiche deckt das Programm ab? Nur KCH oder auch PAR, KB, IP und ggf. KFO?

Diese Fragen und viele mehr, können wir Ihnen beantworten.
Kontaktieren Sie uns einfach über das Kontaktformular auf www.zahnarztsoftware.de oder rufen uns an.
Wir freuen uns auf Sie!

Die Regeln der korrekten Kassen- und Privatabrechnung ändern sich laufend. Neue Urteile, Vorgaben und Gesetze machen es schwer, den Überblick zu behalten. Kein Wunder, dass in vielen Praxen die Abrechnung der erbrachten Leistungen nicht optimal funktioniert. Hierdurch geht Geld verloren, im schlimmsten Fall drohen Regresse und Honorarrückforderungen.
Damit dies nicht passiert, sorgen Sie am besten mit einem Abrechnungs-Check vor. Wir und unsere Partner durchleuchten Ihre Kassen- und Privatabrechnung, decken Schwachstellen auf und schulen auf Wunsch Ihre Mitarbeiter.

Wenn auch Sie etwas Farbe in den Startbildschirm Ihrer Zahnarztsoftware bringen wollen, dann kontaktieren Sie uns. Wir sagen Ihnen; wie es geht und helfen Ihnen gerne auch bei der praktischen Umsetzung via Fernwartung. Das einzige was Sie hierzu benötigen, ist ein schönes Bild. So kann Ihnen schon bald Ihr neuer Bildschirmhintergrund jeden Tag von neuem Freude bereiten.

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